Het Standaard Kostenmodel uitgelegd: zo meten we regeldruk en administratieve lasten

Elke ondernemer kent het gevoel: je wilt ondernemen, maar je verdwijnt in stapels formulieren. Een vergunningaanvraag hier, een verplichte registratie daar, en voor je het weet ben je een halve dag kwijt aan administratie in plaats van aan je bedrijf. De frustratie is herkenbaar, maar roept ook een lastige vraag op: hoe weet de overheid eigenlijk hoeveel tijd en geld die regels ons kosten? Het antwoord zit in een methode die het Standaard Kostenmodel heet. In dit artikel leggen we uit hoe dat model werkt, wat het wel en niet meet, en hoe wij het gebruiken in ons beleidsonderzoek.

Wat is het Standaard Kostenmodel?

Het Standaard Kostenmodel (SKM) is een gestandaardiseerde methode om de administratieve lasten te kwantificeren die voortkomen uit wet- en regelgeving. Anders gezegd: het model rekent uit hoeveel tijd en geld bedrijven kwijt zijn aan het naleven van informatieverplichtingen van de overheid. Het is ontwikkeld in Nederland en wordt onder meer gebruikt door het ministerie van Economische Zaken. Ook het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) werkt met de uitkomsten van dit model bij het beoordelen van nieuwe wetten.

De oorsprong: van SCM naar SKM

Het model vindt zijn oorsprong in het internationale Standard Cost Model (SCM), dat begin deze eeuw in verschillende Europese landen werd omarmd. Nederland ontwikkelde daar een eigen variant op: het SKM. Het idee erachter is simpel maar krachtig. Als je de lasten op een uniforme manier berekent, kun je ze vergelijken, optellen en beheersen. Wat je niet meet, kun je immers niet verminderen.

Waarom een uniforme meetmethode nodig is

Zonder eenduidige methode ontstaat er een Babylonische spraakverwarring. Het ene ministerie rekent de kosten van een formulier anders dan het andere, en dan is vergelijken onmogelijk. Een uniforme methode zorgt ervoor dat een vergunningaanvraag bij de gemeente op dezelfde manier wordt gewaardeerd als een registratieplicht bij een rijksdienst. Dat maakt het mogelijk om regeldruk structureel aan te pakken en om te zien waar de grootste knelpunten zitten.

Hoe werkt het Standaard Kostenmodel in de praktijk?

Het SKM volgt een vaste systematiek. We doorlopen een aantal stappen die samen een betrouwbaar beeld geven van de administratieve lasten. Hieronder leggen we uit hoe dat in de praktijk werkt.

Informatieverplichtingen als basis

Alles begint bij het identificeren van informatieverplichtingen. Dat zijn de verplichtingen in wet- en regelgeving waarbij een bedrijf informatie moet aanleveren aan de overheid of aan derden. Denk aan het invullen van een belastingaangifte, het aanvragen van een omgevingsvergunning of het melden van een incident. Elke afzonderlijke handeling die zo’n verplichting met zich meebrengt, wordt in kaart gebracht. Dat gebeurt vaak tot op het niveau van individuele stappen, zoals het verzamelen van gegevens, het invullen van een formulier en het versturen ervan.

Tijd en tarief: de kostenformule

Vervolgens bepalen we de kosten per handeling. Dat gebeurt met een simpele formule: tijd maal tarief. De tijd is het aantal uren of minuten dat een handeling kost. Het tarief is het uurtarief van de persoon die de handeling uitvoert. Voor die uurtarieven maakt het model gebruik van gegevens van het CBS. Het Centraal Bureau voor de Statistiek levert betrouwbare uurtarieven die per type werkzaamheden en per sector kunnen verschillen. Zo ontstaat een realistische schatting van de kosten.

Eenmalige versus terugkerende lasten

Een belangrijk onderscheid in het SKM is dat tussen eenmalige en structurele kosten. Eenmalige kosten zijn kosten die zich voordoen bij de introductie van een nieuwe regel, bijvoorbeeld het aanpassen van systemen of het eenmalig doorlopen van een nieuw proces. Structurele of terugkerende kosten zijn kosten die jaarlijks of per kwartaal terugkomen. Dit onderscheid is cruciaal, want een eenmalige investering weegt anders dan een last die jaar na jaar blijft drukken. Een compleet overzicht van de kostenposten helpt om te zien waar de pijn echt zit.

Wat betekent het SKM voor het mkb?

Het mkb heeft onevenredig veel last van regeldruk. Waar grote bedrijven gespecialiseerde afdelingen hebben die regelgeving kunnen verwerken, moet een kleine ondernemer het vaak alleen doen. Een formulier dat een groot bedrijf nauwelijks opmerkt, kan voor een zzp’er of een klein familiebedrijf een flinke kostenpost zijn. Het SKM helpt om die last zichtbaar te maken en bespreekbaar te maken. Daarnaast is er de mkb-toets, een aanvullend instrument om specifiek de gevolgen voor het midden- en kleinbedrijf in kaart te brengen. Het Adviescollege Toetsing Regeldruk fungeert daarbij als waakhond die nieuwe wetten kritisch beoordeelt op hun gevolgen voor ondernemers.

De mkb-toets als aanvulling

De mkb-toets gaat verder waar het SKM ophoudt. Waar het SKM vooral kijkt naar de administratieve lasten, kijkt de mkb-toets ook naar de uitvoerbaarheid en de praktische gevolgen voor kleine bedrijven. Is een nieuwe regel wel uitvoerbaar voor een bedrijf met drie medewerkers? Zijn de termijnen haalbaar? Dat soort vragen komen in de mkb-toets aan bod. Samen geven het SKM en de mkb-toets een completer beeld van de werkelijke impact.

Praktijkvoorbeeld: vergunningaanvraag bij gemeente

Stel je voor: een horecaondernemer wil een terras uitbreiden en vraagt een vergunning aan bij de gemeente. Met het SKM brengen we in kaart welke stappen daarvoor nodig zijn. Dat begint bij het verzamelen van de benodigde documenten, zoals een situatieschets en een onderbouwing. Vervolgens wordt het aanvraagformulier ingevuld en ingediend. Daarna volgt mogelijk correspondentie met de gemeente. Al die stappen kosten tijd, en die tijd vermenigvuldigen we met het bijbehorende uurtarief. Zo ontstaat een concreet bedrag dat de ondernemer aan deze ene vergunning kwijt is. Voor een klein bedrijf kan dat zomaar oplopen tot honderden euro’s aan indirecte kosten.

Kritiek op het Standaard Kostenmodel

Wij zijn groot voorstander van het SKM als meetinstrument, maar we zijn ook kritisch. Het model meet alleen administratieve lasten. Het zegt niets over de ervaren regeldruk, de nalevingskosten of de frustratie die ondernemers voelen. Een formulier dat volgens het model vijf minuten kost, kan in de praktijk een halve dag kosten als de systemen van de overheid niet goed werken of als de instructies onduidelijk zijn. Onderzoek van SEO Economisch Onderzoek en andere bureaus laat zien dat er behoefte is aan bredere modellen die ook de ervaren lasten meenemen.

Wat het model niet meet

Het SKM richt zich uitsluitend op de kosten van informatieverplichtingen. Dat betekent dat het geen rekening houdt met:

• Nalevingskosten die voortkomen uit inhoudelijke eisen, zoals investeringen in apparatuur of opleidingen.
• De ervaren regeldruk: het gevoel van ondernemers dat regels onnodig complex of tegenstrijdig zijn.
• Indirecte kosten, zoals omzetverlies doordat een vergunning te lang op zich laat wachten.
• De cumulatieve last van stapeling van regels uit verschillende overheidslagen.

Dat zijn geen kleine hiaten. Ze betekenen dat het SKM een deel van de werkelijkheid meet, maar niet het hele verhaal vertelt.

Ervaren regeldruk versus gemeten lasten

Er is vaak een groot verschil tussen wat het model meet en wat ondernemers ervaren. Een ondernemer die worstelt met een digitaal portaal dat steeds vastloopt, ervaart meer regeldruk dan het SKM suggereert. Andersom kan een regel die veel tijd kost volgens het model, in de praktijk soepel verlopen als de processen goed zijn ingericht. Wij pleiten er dan ook voor om het SKM altijd te combineren met kwalitatief onderzoek, zodat de cijfers worden aangevuld met de ervaringen van de mensen om wie het gaat.

Hoe gebruiken wij het SKM in beleidsonderzoek?

Ons team past het Standaard Kostenmodel regelmatig toe bij beleidsonderzoek voor gemeenten en ministeries. We brengen dan in kaart welke administratieve lasten specifieke regels met zich meebrengen en wat de gevolgen zijn voor verschillende doelgroepen. Daarbij werken we samen met gerenommeerde bureaus zoals Significant en Panteia, die net als wij ervaring hebben met het meten van regeldruk en het vertalen van cijfers naar bruikbaar beleidsadvies.

Van meting naar advies

Een meting is pas waardevol als er iets mee gebeurt. Daarom gaan we verder dan het presenteren van een kostenoverzicht. We analyseren waar de grootste knelpunten zitten, welke verplichtingen kunnen worden geschrapt of vereenvoudigd, en wat de gevolgen zijn van alternatieve scenario’s. Zo helpen we opdrachtgevers om niet alleen te weten hoeveel regeldruk er is, maar ook wat ze eraan kunnen doen. Dat advies is vaak concreet: welke formulieren kunnen worden geschrapt, welke processen kunnen worden gedigitaliseerd en welke wetten kunnen worden aangepast.

Databronnen en validatie

Voor betrouwbare uitkomsten gebruiken we de uurtarieven van het CBS en, waar nodig, aanvullende data uit sectoronderzoek. We valideren onze bevindingen met experts en met ondernemers zelf. Die validatie is essentieel, want cijfers alleen vertellen niet het hele verhaal. Door de uitkomsten te toetsen aan de praktijk voorkomen we dat we een theoretisch model presenteren dat in de echte wereld geen stand houdt.

Toekomst van het Standaard Kostenmodel

Het SKM staat niet stil. Digitalisering, Europese harmonisatie en de wens om regeldruk breder te meten zorgen ervoor dat het model blijft ontwikkelen. Wij volgen die ontwikkelingen op de voet en denken mee over hoe het beter kan.

Digitalisering als kans

Digitalisering biedt kansen om administratieve lasten te verlagen. Als gegevens slim worden hergebruikt en formulieren worden vervangen door automatische gegevensuitwisseling, kan het SKM laten zien dat de lasten dalen. Tegelijkertijd kan digitalisering ook nieuwe lasten creëren, bijvoorbeeld als systemen niet met elkaar communiceren. Het is dus zaak om digitalisering niet als doel op zich te zien, maar als middel om de regeldruk echt te verminderen.

Europese harmonisatie

De Europese Commissie werkt aan een meer uniforme aanpak van regeldruk, onder meer via het ‘one-in, one-out’-principe. Dat principe houdt in dat nieuwe regels alleen mogen worden ingevoerd als er ergens anders een regel verdwijnt. Het idee is aantrekkelijk, maar de uitvoering is complex. Europese regels werken anders door in nationale wetgeving, en wat in Brussel als eenvoudig wordt gepresenteerd, kan in Den Haag of in een gemeentehuis alsnog tot stapels papier leiden. Harmonisatie kan helpen, maar vraagt om zorgvuldige afstemming en om modellen die verder kijken dan alleen administratieve lasten.

FAQ

Wat is het verschil tussen regeldruk en administratieve lasten?

Administratieve lasten zijn de kosten van informatieverplichtingen, zoals het invullen van formulieren. Regeldruk is een breder begrip: het omvat ook nalevingskosten, ervaren lasten en de gevolgen van stapeling van regels. Het SKM meet alleen de administratieve lasten.

Wie gebruikt het Standaard Kostenmodel?

Het model wordt gebruikt door het ministerie van Economische Zaken, het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) en diverse onderzoeksbureaus. Ook gemeenten en provincies maken er gebruik van bij het beoordelen van de gevolgen van hun regelgeving.

Waarom is de mkb-toets belangrijk?

De mkb-toets brengt specifiek de gevolgen voor het midden- en kleinbedrijf in kaart. Omdat het mkb onevenredig veel last heeft van regeldruk, is het belangrijk om te kijken of nieuwe regels uitvoerbaar zijn voor kleine bedrijven.

Meet het SKM ook de frustratie van ondernemers?

Nee. Het SKM meet alleen de tijd en kosten van informatieverplichtingen. De ervaren regeldruk, zoals frustratie over onduidelijke formulieren of trage systemen, valt buiten het model. Daarom combineren wij het SKM altijd met kwalitatief onderzoek.

Wat is het ‘one-in, one-out’-principe?

Dit is een Europees streven waarbij nieuwe regels alleen mogen worden ingevoerd als er ergens anders een regel verdwijnt. Het doel is om de totale regeldruk niet te laten toenemen, maar de uitvoering ervan is in de praktijk complex.

Het Standaard Kostenmodel is een nuttig instrument om administratieve lasten meetbaar te maken en om te zien waar de grootste knelpunten zitten. Tegelijkertijd is het een beperkt instrument: het meet alleen wat meetbaar is en laat de ervaren regeldruk buiten beschouwing. Wij blijven daarom pleiten voor een bredere kijk op regeldruk, waarin cijfers worden aangevuld met de ervaring van ondernemers. Alleen zo ontstaat een beeld dat recht doet aan de werkelijkheid van iedereen die dagelijks met regels te maken heeft.